Alloggiati Web è il portale della Polizia di Stato con cui chi dà alloggio — hotel, B&B e anche locazioni brevi — comunica alla Questura i dati di tutti gli ospiti, entro 24 ore dall'arrivo o entro 6 ore per soggiorni inferiori a 24 ore (art. 109 TULPS; modalità telematiche dal D.M. Interno 7 gennaio 2013). Per l'invio automatico dal gestionale servono le credenziali rilasciate dalla Questura territorialmente competente più una chiave Web Service (WSKEY) generata dentro il portale. Chi gestisce un portafoglio distribuito su più province lavora quindi con più utenze in parallelo: è il caso che quasi nessuna guida tratta, ed è l'oggetto di questa pagina. Aggiornata a luglio 2026.
Quasi tutto ciò che trovi online su Alloggiati Web è scritto per il singolo host con un appartamento. Qui parliamo dell'altro scenario: 30 strutture, 3 province, arrivi ogni giorno, collaboratori che cambiano. A quella scala il problema non è "come compilo la schedina": è come costruisci un sistema in cui nessuna schedina si perde, ogni ricevuta è archiviata al posto giusto e sai sempre chi risponde di cosa.
Chi è obbligato, entro quando, e cosa rischia: il ripasso in 60 secondi
L'obbligo di comunicare gli ospiti alla Questura nasce dall'art. 109 del TULPS (R.D. 773/1931) ed è stato esteso espressamente alle locazioni brevi sotto i 30 giorni — anche per i locatori non professionali, senza partita IVA — dall'art. 19-bis del D.L. 113/2018 (conv. L. 132/2018). I termini: 24 ore dall'arrivo, che scendono a 6 ore se il soggiorno dura meno di 24 ore.
La violazione non è una multa amministrativa: è un reato contravvenzionale (art. 17 TULPS), punito con l'arresto fino a 3 mesi o con l'ammenda fino a 206 €. Ai controlli, ai casi di invio in ritardo e alle strategie per azzerare il rischio è dedicata una pagina specifica (OS-05); qui basti fissare il punto che governa tutto il resto: su 30 strutture, l'adempimento non può dipendere dalla memoria di una persona.
Come ottengo le credenziali di Alloggiati Web?
Le credenziali le rilascia la Questura territorialmente competente per il luogo in cui si trova la struttura. La richiesta si presenta attraverso il portale Alloggiati Web (alloggiatiweb.poliziadistato.it), allegando la documentazione richiesta: documento del titolare o gestore e i dati dell'attività/struttura (titolo che legittima l'attività, comunicazioni ai fini ricettivi, dati dell'immobile). La Questura verifica e abilita l'utenza; da quel momento accedi al portale con certificato digitale e credenziali.
Tre avvertenze da chi lo fa ogni giorno:
- Le prassi cambiano da Questura a Questura. Documenti richiesti, tempi di abilitazione e disponibilità a intestare l'utenza a un gestore (anziché al proprietario) non sono uniformi sul territorio. Prima di avviare una struttura in una provincia nuova, verifica la procedura della Questura specifica.
- L'intestazione dell'utenza segue la responsabilità. L'obbligato ex art. 109 è chi dà alloggio: se gestisci per conto di proprietari con mandato, chiarisci — per iscritto e con il tuo legale — a chi vanno intestate le credenziali nel tuo assetto. Non è un dettaglio burocratico: è la mappa di chi risponde penalmente.
- Metti in conto i tempi. L'abilitazione non è istantanea: nel piano di onboarding di una struttura nuova, la richiesta credenziali va avviata prima del primo arrivo, non il giorno stesso.
Come ottengo la WSKEY per l'invio automatico delle schedine dal gestionale?
La WSKEY (chiave Web Service) è il terzo elemento delle credenziali — insieme a nome utente e password — che permette a un software di trasmettere le schedine al posto tuo, attraverso il web service ufficiale del portale. Il percorso, in sintesi:
- Ottieni e attiva le credenziali della struttura presso la Questura competente (paragrafo precedente).
- Accedi al portale ed entra nella sezione dedicata alla chiave Web Service.
- Genera la WSKEY: il portale produce la chiave associata alla tua utenza.
- Configurala nel gestionale insieme a utente e password: da quel momento il software può trasmettere le schedine e scaricare le ricevute per tuo conto.
- Fai un invio di prova e verifica che la ricevuta torni correttamente, prima di affidare al flusso automatico gli arrivi reali.
Due cose che l'invio automatico non cambia. Primo: la trasmissione presuppone l'arrivo effettivo e l'identificazione dell'ospite — non si inviano schedine "in anticipo" per ospiti non ancora arrivati né mai identificati. La raccolta dati prima dell'arrivo prepara la schedina; l'invio scatta dopo l'arrivo e la verifica (sul come identificare, dopo la sentenza del Consiglio di Stato 9101/2025, vedi OS-01). Secondo: la responsabilità dell'adempimento resta tua anche se materialmente trasmette il software — esattamente come resta tua se trasmette un collaboratore.
Più strutture, più province: come si organizzano le utenze
Il portale prevede profili diversi a seconda di come è strutturata l'attività: l'utenza per la singola struttura ricettiva, il profilo pensato per chi gestisce più appartamenti e quello per gruppi di strutture. Le denominazioni esatte e i passaggi operativi vengono aggiornati nel tempo dal portale: prima di scegliere il profilo, confrontati con il manuale utente corrente e con la Questura.
La regola che invece non cambia è territoriale: le credenziali sono rilasciate dalla Questura competente per provincia. Un portafoglio su Milano, Monza e Bergamo significa interlocutori diversi, abilitazioni diverse e — per l'invio automatico — chiavi diverse da configurare e mantenere. In concreto, per un gestore multi-struttura il quadro tipico è questo:
| Scenario | Utenze/credenziali | Cosa comporta per l'automazione |
|---|---|---|
| 10 appartamenti, 1 provincia | Un'utenza multi-appartamento presso una Questura | Una configurazione; ogni appartamento va associato correttamente alla schedina giusta |
| 30 strutture, 3 province | Almeno un'utenza per provincia | Più WSKEY da generare, configurare, custodire e rinnovare; ricevute da archiviare per struttura |
| Nuova struttura in provincia nuova | Nuova richiesta alla Questura competente | Tempi di abilitazione da inserire nell'onboarding, prima del primo arrivo |
I punti in cui questo assetto si rompe, nella pratica, sono sempre gli stessi: una password scaduta su una delle utenze che nessuno usa da settimane; una struttura nuova che va online prima che l'abilitazione sia arrivata; le ricevute scaricate "quando ci si ricorda" e salvate in cartelle diverse da persone diverse. Nessuno di questi è un problema normativo: sono problemi di processo, e si risolvono con un processo.
Devo registrare tutti gli ospiti o basta il capogruppo?
Tutti. I dati di tutti gli ospiti vanno comunicati alla Questura: la convinzione che "basta il capofamiglia" è uno degli errori più diffusi — e più rischiosi, perché ogni ospite omesso è un'omissione a sé. Il portale distingue tipologie di schedina (ospite singolo, capofamiglia, capogruppo, familiare, membro di gruppo) che cambiano come i dati vengono strutturati e quali campi documentali servono per ciascuno, non se i dati siano dovuti.
Per chi gestisce volumi, la conseguenza operativa è netta: il check-in online deve raccogliere i dati di ogni componente del gruppo, non solo del prenotante. Se il tuo flusso pre-arrivo chiede "nome e documento" a una persona sola, le schedine degli altri le stai compilando a mano — o non le stai compilando.
La registrazione dell'ospite su Airbnb sostituisce l'invio in Questura?
No. La verifica del profilo o del documento fatta da Airbnb (o da qualunque OTA) è una procedura interna della piattaforma: non è la comunicazione ex art. 109 TULPS e non la sostituisce in alcun modo. L'obbligo verso la Questura resta in capo a chi dà alloggio, per ogni ospite, nei termini di legge.
Non cambia nulla nemmeno con il Regolamento (UE) 2024/1028, pienamente applicabile dal 20 maggio 2026: quel regolamento impone alle piattaforme di verificare il numero di registrazione degli annunci (in Italia il CIN) e di trasmettere alle autorità dati mensili di attività. È un flusso dati diverso, con finalità diverse, che si aggiunge ai tuoi adempimenti — non li assorbe. Lo stesso vale per la comunicazione statistica dei flussi turistici (in Lombardia via Ross1000, entro il 5 del mese successivo): Alloggiati Web e ISTAT sono due invii distinti. Al quadro complessivo "un solo flusso dati, tre adempimenti" è dedicata la pagina OS-06.
Posso delegare l'invio? Chi risponde se qualcosa va storto
L'esecuzione materiale è delegabile: possono trasmettere le schedine un collaboratore, un incaricato o un software connesso via WSKEY. Quello che non si delega è la responsabilità: l'obbligo ex art. 109 TULPS resta in capo a chi dà alloggio, e la violazione ha natura penale. Nei rapporti PM–proprietario questo va messo nero su bianco nel mandato: chi è l'obbligato, a chi sono intestate le credenziali, chi risponde di un'omissione. Le prassi delle Questure sull'intestazione a gestori e delegati non sono uniformi: fai validare il tuo assetto da un legale prima di scalarlo su decine di strutture.
C'è poi la delega "silenziosa", la più pericolosa: quella al software senza supervisione. Un invio automatico può fallire — credenziali scadute, portale non raggiungibile, dati incompleti — e un fallimento silenzioso su una struttura periferica può passare inosservato per giorni. Un flusso maturo non si limita a inviare: verifica che ogni invio sia andato a buon fine e fa emergere come eccezione quello che non lo è. La domanda giusta da fare a qualunque fornitore non è "inviate le schedine in automatico?" ma "cosa succede, e chi lo vede, quando un invio fallisce?".
Ricevute: cosa conservare 5 anni (e cosa invece cancellare)
La ricevuta di trasmissione generata dal portale è la prova dell'adempimento e va conservata per 5 anni. Su 30 strutture questo significa una disciplina d'archivio: ricevute scaricate sistematicamente, associate alla struttura e al giorno giusto, ritrovabili quando un controllo arriva a mesi di distanza. "Sono nel portale" non è un archivio; "sono nel PC dell'operatore che le ha scaricate" nemmeno.
Sul fronte opposto, il Garante privacy (nota di chiarimento del 29 aprile 2026) ha chiarito che le copie dei documenti d'identità non possono essere conservate dopo l'invio ad Alloggiati Web: vanno cancellate, perché la conservazione è già assicurata per 5 anni sui sistemi del Ministero dell'Interno. E non serve alcun consenso dell'ospite per l'identificazione e l'invio delle schedine: è un obbligo di legge (art. 6.1.c GDPR), il consenso riguarda solo finalità ulteriori come il marketing. La regola d'archivio 2026, quindi: ricevute sì, per 5 anni e per struttura; scansioni dei documenti no, cancellate dopo la trasmissione.
Come lo gestisce SmartStay OS
SmartStay OS non nasce in una software house: nasce dentro una società di gestione che le schedine le manda ogni giorno, sulle proprie strutture, prima che sui portafogli dei clienti. Nato da un gestore reale. Pensato per scalare senza moltiplicare le persone. Sul fronte Alloggiati Web, il modulo Check-in lavora così:
- il check-in online raccoglie i dati di tutti gli ospiti del gruppo, non solo del prenotante, prima dell'arrivo;
- la pratica passa da una coda di revisione con verifica sempre umana: l'AI aiuta a leggere i documenti e a preparare la schedina, ma non approva mai da sola un'identità;
- le schedine partono dopo l'approvazione del check-in — mai prima dell'arrivo e dell'identificazione — e le ricevute vengono archiviate per struttura;
- se un invio non va a buon fine, non sparisce in un log: emerge come eccezione nella coda operativa (la Plancia), dove qualcuno lo vede e lo risolve.
Due confini da conoscere. Primo: SmartStay OS non è un PMS e non lo sostituisce — calendari, tariffe e prenotazioni restano sul tuo gestionale, a cui si collega via API (oggi Octorate; altri su richiesta). Secondo: le credenziali e la WSKEY di ogni struttura restano tue, rilasciate dalle Questure competenti — il sistema le usa per trasmettere, non si sostituisce alla tua titolarità dell'adempimento. In modalità Autonoma la coda la lavora il tuo team; in Affiancata la parte documentale — controllo dei documenti, preparazione delle pratiche, gestione delle eccezioni — la lavora il team operativo SmartStay, esclusivamente da remoto.
Domande frequenti
Come ottengo le credenziali e la WSKEY di Alloggiati Web per l'invio automatico delle schedine?
Le credenziali le rilascia la Questura territorialmente competente per la provincia della struttura: la richiesta si presenta tramite il portale Alloggiati Web con la documentazione su titolare e attività. Una volta attiva l'utenza, la WSKEY si genera dall'apposita sezione del portale e si configura nel gestionale insieme a utente e password: da lì il software può trasmettere le schedine e scaricare le ricevute. Con strutture in più province servono credenziali (e WSKEY) per ciascuna Questura.
Devo registrare i documenti di tutti gli ospiti o basta quello del capogruppo?
Vanno comunicati i dati di tutti gli ospiti, nessuno escluso: "basta il capofamiglia" è un errore diffuso e rischioso, perché ogni ospite omesso è un'omissione a sé. Il portale distingue tipologie di schedina (singolo, capofamiglia, capogruppo, familiare, membro di gruppo) che cambiano come i dati vengono strutturati, non se siano dovuti. Il check-in online, di conseguenza, deve raccogliere i dati di ogni componente del gruppo prima dell'arrivo.
La registrazione dell'ospite su Airbnb sostituisce l'invio delle schedine in Questura?
No. La verifica del profilo o del documento fatta dalla piattaforma è una procedura interna di Airbnb: non è la comunicazione prevista dall'art. 109 TULPS e non la sostituisce. Nemmeno il Regolamento UE 2024/1028, applicabile dal 20 maggio 2026, cambia le cose: impone alle piattaforme di trasmettere alle autorità dati di attività degli annunci, un flusso diverso che si aggiunge — e non sostituisce — l'obbligo del gestore verso la Questura.
Il termine per inviare le schedine è 24 ore o 6 ore?
Entrambi, a seconda del soggiorno: la regola generale è entro 24 ore dall'arrivo dell'ospite; se il soggiorno dura meno di 24 ore, il termine scende a 6 ore. I termini valgono per tutte le strutture, incluse le locazioni brevi gestite da locatori non professionali (art. 19-bis D.L. 113/2018). Su volumi alti conviene non ragionare per scadenze ma per flusso: schedina pronta al check-in, inviata subito dopo l'identificazione.
Posso inviare le schedine prima dell'arrivo dell'ospite?
No. La trasmissione presuppone l'arrivo effettivo e l'identificazione dell'ospite: i dati raccolti online prima dell'arrivo preparano la schedina, ma l'invio è legittimo solo dopo che l'ospite è arrivato ed è stato identificato. È anche il motivo per cui un buon flusso automatico è "fail-safe post-verifica": la schedina parte al completamento del check-in, non a una data programmata.
Con strutture in più province basta un'unica utenza di Alloggiati Web?
No: le credenziali sono rilasciate dalla Questura competente per territorio, quindi un portafoglio distribuito su più province richiede più utenze, ciascuna con la propria WSKEY per l'invio automatico. All'interno della stessa provincia il portale prevede profili per chi gestisce più appartamenti o gruppi di strutture; le denominazioni e i passaggi esatti vanno verificati sul manuale corrente del portale e con la Questura.
Cosa rischio se non invio le schedine? Fanno davvero controlli?
L'omessa comunicazione è un reato contravvenzionale (art. 17 TULPS): arresto fino a 3 mesi o ammenda fino a 206 €, non una semplice multa amministrativa. I controlli esistono e l'adempimento è verificabile a posteriori proprio tramite le ricevute del portale. Al tema — incluso il caso dell'invio in ritardo — è dedicata la pagina OS-05.
Devo conservare le copie dei documenti degli ospiti insieme alle ricevute?
No, al contrario: il Garante privacy (nota del 29 aprile 2026) ha chiarito che le copie dei documenti non possono essere conservate dopo l'invio ad Alloggiati Web e vanno cancellate — la conservazione è già assicurata sui sistemi del Ministero dell'Interno. Ciò che va conservato per 5 anni è la ricevuta di trasmissione del portale, che è la prova dell'adempimento, archiviata per struttura e ritrovabile.